Los pasos para llevar a cabo una correcta gestión del riesgo serían:
- Identificar riesgos: El propósito de este paso es identificar y documentar los riesgos que pueden tener impacto en los objetivos del proyecto. Pueden aparecer nuevos riesgos en cualquier momento del proyecto y deben añadirse al Registro de Riesgos para su análisis/actuación.
- Realizar una valoración de riesgos: Este paso sirve para evaluar la probabilidad de cada riesgo y la severidad de su impacto en los objetivos del proyecto. Esta valoración es necesaria antes de poder planificar una respuesta a los riesgos. Los riesgos de nivel medio a alto se tratan con mayor prioridad.
- Desarrollar una estrategia de respuesta a riesgos: En este paso se elige la mejor estrategia posible para abordar un riesgo identificado y se planifican las acciones para implementar la estrategia.
- Actividades de control de la respuesta a los riesgos: El propósito de este paso es supervisar y controlar la implementación de las actividades de respuesta a los riesgos y revisar/actualizar el Registro de Riesgos en base a una reevaluación periódica.
- Registrar: Actualizar el Plan de Trabajo del Proyecto con tareas claras de respuesta a los riesgos.
- Informar: Informar regularmente al Comité de Dirección del Proyecto (CDP) de las actividades relacionadas con los riesgos.
Es importante recordar que la propuesta para la cátedra se redactó a finales de 2019 y se presentó en enero de 2020. Obviamente, no se tuvo en cuenta el escenario de un evento con las características de la pandemia Covid_19. El brote de Covid_19 afecta, como a tantas otras actividades en el mundo, a las previstas en el marco del programa Erasmus+.
En gestión de riesgos un cisne negro es un evento con una probabilidad muy baja de ocurrencia, casi nula, pero que, si se produce, tiene un enorme impacto en los objetivos de un proyecto.
Si bien a nivel mundial sí podríamos estar hablando de un evento “cisne negro”, para nuestro proyecto y dado el impacto final y las medidas que aquí se plantean, va a ser posible reducir el impacto e incluso encontrar oportunidades y nuevas fórmulas de desarrollo de los trabajos que le aporten valor añadido.
En nuestro caso, estamos llevando a cabo una evaluación de alternativas que nos permitirá reformular las actividades afectadas por el Covid_19.
Estas son principalmente las correspondientes a la enseñanza y la formación. Estamos analizando la posibilidad de trabajar en entornos de aprendizaje completamente en línea o híbridos.
Las conclusiones de esta gestión de riesgos, de la gestión del cambio que se lleva a cabo y el impacto en la calidad de la acción nos ayudarán, al final del proyecto a realizar un estudio detallado y a extraer lecciones para futuros proyectos similares.