Investigación

La investigación se extenderá durante toda la vida del proyecto. Consiste en la evaluación y el análisis de la aplicación de la metodología Open PM2.

Gracias a esta actividad será posible identificar las oportunidades de mejora, las barreras y los beneficios en el uso del Open PM2 y se podrán presentar a la Comisión Europea. Para ello se mantendrá una comunicación fluida y continua con la DIGIT de la Comisión Europea.

Para asegurar el éxito de la investigación, el conjunto de ponentes invitados incluye a los responsables de PM2 Alliance, AEIPRO y profesionales de reconocido prestigio en el campo de la gestión de proyectos, además de profesores de otras universidades (UPM, UPV).

Una de las líneas de investigación que se han iniciado es el estudio comparado de la metodología PM2 con tras metodologías de gestión de proyectos (PMM). Analizando similitudes y diferencias pueden sacarse importante conclusiones en relación con la funcionalidad y el alcance. 

Interesan especialmente aquellas metodologías utilizadas en el seno de la Comisión Europea, como es el caso de la desarrollada por el Service for Foreign Policy Instruments (FPI). El marco conceptual de trabajo es el que puede verse en la imagen adjunta:
 

FPI PMM

De dicho marco ya se desprenden aspectos relacionados con la utilización de un lenguaje distinto para referirse a fases e incluso puntos de control en relación con el PM2. También existen importantes diferencias en los documentos y herramientas utilizadas. Todo este análisis será objeto de una publicación detallada en la que no sólo se pormenorizarán sino que se tratarán de sacar conclusiones que ayuden a la mejor continua de la metodología PM2.

La naturaleza del trabajo que realizamos cambia continuamente. También cambia el ambiente en el que desarrollamos nuestras actividades. La gestión orientada a proyectos ha demostrado ser un enfoque que mejora éxito, la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de los trabajos.

Para conseguir que esto sea así las metodologías de gestión de proyectos (PMMs) son esenciales ya que permiten conocer las actividades y procesos a realizar, cuando hay que llevarlas a cabo, como se pueden orientar. Además, la mayoría de ellas incluyen procesos de seguimiento y control que permiten conocer el grado de cumplimiento de los objetivos e hitos, facilitando la toma de decisiones que corrijan desviaciones y eviten que nos separemos de los objetivos del proyecto.

Es importante recordar que lo que diferencia una metodología de gestión de proyectos de otros elementos (cuerpo de conocimiento, marco de trabajo, etc.) es que la PMM  debe tener un marcado carácter práctico y que ha de guiar al gestor de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, facilitándole el trabajo y asegurando que se ejecutan todas las actividades dentro del triángulo de oro de la gestión de proyectos (plazo, coste, alcance y calidad).

Además, las metodologías de gestión de proyectos deben ser ligeras y adaptables a distintos tipos de proyectos y ambientes de trabajo (áreas de actividad, contextos culturales, etc.)

Los documentos vinculados a la gestión del proyecto deben ser los menos posibles, sencillos y que, además de ayudar a la gestión del proyecto permitan:

  • Una auditoría sencilla (tanto interna como externa)
  • Extraer, a través de las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y los errores cometidos que permitan y aseguren un proceso de mejora continua.

No se puede olvidar que la metodología de gestión de proyectos es solamente una invitada en la que el actor principal es el proyecto, sus outputs, sus outcomes y los beneficios que genere (a corto, medio y largo plazo). Si la PMM que se utilice adquiere excesivo protagonismo es una señal de que estamos gestionando mal el proyecto.

Las metodologías de gestión de proyectos actuales se pueden clasificar dentro de los siguientes grupos:

  • Predictivas (vinculado al tradicional enfoque “waterfall”).
  • Adaptativas (conscientes de que existen muchos elementos cambiantes en el entorno del proyecto y que deben ser capaces de ir adaptando y consolidando trabajo de forma precisa).
  • Mixtas, que engranan las ventajas de las primeras y las segundas.

En muchas ocasiones la elección de una metodología exclusivamente predictiva no se encaja a las necesidades cambiantes y dinámicas del proyecto que tenemos que gestionar.

En otros casos, la elección de una metodología adaptativa (como pueden ser Agile, Scrum, …) impide que desde el principio del proyecto se formulen claramente los objetivos, los outputs y outscomes del proyecto, así como su coste, plazos de entrega, condicionantes de operación, etc.

Por este motivo, la posibilidad de utilizar una metodología que de partida es predictiva pero cuya formulación le permite engranar de forma directa e inmediata un esquema de trabajo adaptativo (como puede ser Agile) supone una apuesta de futuro en el ámbito de las metodologías de gestión de proyectos.

Éste es el caso de la metodología PM2 desarrollada por la Comisión Europea y que, desde finales del año 2016, se encuentra en formato abierto – OpenPM2.

En el caso de la metodología OpenPM2 el carácter mixto lo adquiere en dos dimensiones:

  • OpenPM2 compatibiliza un enfoque predictivo con una extensión Agile (cuando así sea necesario).
  • OpenPM2 Incorporar enfoques, conceptos, buenas prácticas y elementos de otros cuerpos de conocimiento, estándares, metodologías e incluso enfoques competenciales para la gestión de proyectos.

Existen otros elementos diferenciadores de la metodología OpenPM2 y que la alinean con lo que puede ser el futuro inmediato de las mejores metodologías de gestión de proyectos. Estos son:

  1. La incorporación de artefactos (plantillas) que ayudan y guían al gestor de proyectos a lo largo de todo el proceso, facilitando la customización y adaptación de la metodología y sus documentos a cualquier proyecto.
  2. El carácter abierto de la metodología. El tomar la decisión de abrir una metodología al público en general se traduce inmediatamente en dos circunstancias:
    1. El desarrollador pierde en cierto modo el protagonismo cediéndoselo a la comunidad de usuarios de la metodología, los cuales podrán adaptar, reducir y mejorar la metodología una vez que la apliquen en múltiples ocasiones.
    2. La capacidad de trabajo y de mejora de multiplica de forma exponencial. Una comunidad de usuarios de una metodología de gestión de proyectos que, de forma organizada, comparta experiencias, lecciones aprendidas, documentación generada, etc., permite una mejora asintótica de todo el marco de trabajo.
  3. Define un modelo de gobernanza que puede ser adaptado en cada caso al proyecto. Este modelo de gobernanza permite conocer los roles y responsabilidades de todos los agentes implicados en la gestión de proyectos. Por tanto, siempre se conoce la respuesta al quien ha de acometer determinada actividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
  4. Define una filosofía (mindsets) clara y fuerte. La filosofía del PM² acentúa su carácter de metodología y la hace más efectiva y completa. La filosofía (mindsets) es una característica única de OpenPM y es extremadamente útil cuando hablamos de agilidad.

La metodología OpenPM2 se presenta con una estructura sencilla y compatible con el uso de todas las herramientas y técnicas que se utilizan habitualmente en la gestión de proyectos. OpenPM2 adopta una posición de acercamiento y sinergia con otros estándares y metodologías con lo que evita una posición de exclusión de otras herramientas.

Por todos estos motivos, creo personalmente que OpenPM2 es una apuesta segura y eficaz en el futuro a corto y medio plazo de las metodologías de gestión de proyectos. También pienso que el resto de las metodologías bien conocidas a nivel internacional van a tener que tomar decisiones para moverse hacia entornos abiertos y una estructura de funcionamiento mixta (predictiva / adaptativa).