PM² es una metodología de gestión de proyectos desarrollada y respaldada por la Comisión Europea. Su propósito es permitir a los gestores de proyectos (PM) ofrecer soluciones y beneficios a sus organizaciones mediante la gestión eficaz del trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto.
Desde finales del año 2016 la Comisión Europea decidió disponerla en formato abierto y libre pasando a denominarse OpenPM2.
Todos los documentos relacionados con la metodología pueden ser descargados de forma libre en la web de la Comisión Europea OpenPM².
Es importante señalar que se trata de una METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (no un cuerpo de conocimiento, ni un estándar, etc.) Es fácil de usar, incluso para organizaciones privadas. Se ajusta a las necesidades sin ser muy compleja y permite la adaptación a diferentes tipos y tamaños de proyectos.
La guía de la metodología ocupa apenas 160 páginas y se complementa con una serie de artefactos (plantillas) que ayudan y guían a lo largo de todas las fases del proyecto a ir completando todas las actividades y dejar constancia de ellas,
El propósito del PM es permitir a los equipos de proyecto gestionar los proyectos de forma eficaz y eficiente con el fin de ofrecer soluciones y beneficios a sus organizaciones y partes interesadas.
La Iniciativa también trata de rectificar los errores del pasado, cuando se duplicaban los esfuerzos y se fomentaban enfoques divergentes de gestión de proyectos en lugar de promover enfoques convergentes basados en las similitudes y el interés común de la comunidad europea en general.
Con la versión libre de PM² se pretende mejorar la competencia en materia de gestión de proyectos en Europa, lo que permitirá aumentar la eficiencia y el éxito de los proyectos. Open PM² hace esto:
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Racionalizando los enfoques de gestión de proyectos en las instituciones de la Unión Europea y fuera de ellas.
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Estableciendo un lenguaje y procesos comunes, lo que redunda en una comunicación efectiva de los proyectos.
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Proporcionando un conjunto común de mapas mentales de trabajo.
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Permitiendo la transparencia y la visibilidad para las colaboraciones de proyectos entre organizaciones.ASimplificando la gestión de los proyectos, lo que se traducirá en una mejor calidad y una mayor eficiencia en materia de costos y esfuerzos.
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Asegurando una mejor supervisión y control de los proyectos y subvenciones financiados por la Unión Europea.
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Y en definitiva, aplicando la decisión del Consejo sobre promoción del uso de los documentos producidos por ella European Commission decision of 12 December 2011 (2011/833/EU) on the “reuse of Commission documents to promote accessibility and reuse”.
La Metodología PM² se basa en las mejores prácticas de gestión de proyectos y se apoya en cuatro pilares:
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un modelo de gestión de proyectos (es decir, funciones y responsabilidades).
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un ciclo de vida del proyecto (es decir, las fases del proyecto).
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un conjunto de procesos (es decir, actividades de gestión de proyectos).
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un conjunto de artefactos del proyecto (es decir, plantillas de documentación y directrices).
De forma esquemática, el funcionamiento de la metodología OpenPM2 se podría dibujar de forma resumida tal y como la imagen adjunta:
Se identifican claramente todas las fases del proyecto, las entradas y salidas de cada una de ellas, el responsable en cada caso y un elemento de gran utilidad en el control del avance del proyecto, las puertas de salida de cada fase (por ejemplo LpP ´Listo para la Fase de Planificación; etc).
Después de una profunda revisión de la metodología, sigo pensando que es realmente una herramienta muy poderosa para la gestión de proyectos. Sin embargo, me gustaría señalar que ciertas secciones, tablas, variables, etc., tanto de la metodología como de los artefactos su origen es evidente. Algunos aspectos están estrechamente vinculados a los proyectos informáticos. Esto no es un error, pero este enfoque limita el uso universal de la herramienta (tal vez no limite, pero hace el uso más difícil).
No debemos olvidar que las Metodologías de Gestión de Proyectos (PMM) no son los principales actores en el desarrollo de proyectos. Las PMM son otra herramienta para ayudar a gestionarlas de manera eficiente.
Quizás, desde mi punto de vista las principales aportaciones de OpenPM2 son:
- La sencillez de la guía y la claridad con la que describe todas las fases del proyecto (inicio, planificación, ejecución y cierre; junto la de monitoreo y control)
- El catálogo de plantillas, que pueden utilizarse por todos, adaptándolas y reduciéndolas en función de las necesidades de nuestro proyecto.
- Un marco de trabajo desarrollado y validado por la Comisión Europea lo que supone un punto de salida interesante frente a fondos europeos como pueden ser los Next Generation o el mismo Horizon Europe.